行政與秘書的會議管理

課程背景

l 行政與秘書人員由于處于輔助、管理崗位，自我實(shí)現(xiàn)感與成就感較少；

l 大多數(shù)行政與秘書人員對于其它業(yè)務(wù)部門的工作了解不多、不深刻；

l 由于從屬性、臨機(jī)性工作占工作大部分，大多數(shù)行政與秘書人員不知道如何自主安排自己的工作；

l 對于參與會議管理，行政與秘書不僅被動，而且不知道該怎么做；

l 對于記錄會議內(nèi)容的技巧，很多行政與秘書尚未掌握或者比較生疏；

l 必須從心態(tài)與技能上解決行政與秘書人員的崗位任職能力問題。

授課對象

l 行政文員

l 秘書

課程時(shí)間

l 1天×６小時(shí)/天=6小時(shí)

l 各章節(jié)的具體授課時(shí)長將視現(xiàn)場情況予以少量調(diào)整

課程形式

講授法、討論法、問答法、實(shí)操法、案例分析法

課程綱要

開場導(dǎo)入 （10分鐘）

l 我知道自己適合做什么工作嗎？

l 我愿意決策嗎？

l 我愿意承擔(dān)策劃、參謀的責(zé)任嗎？

l 我對處理一堆雜亂的事務(wù)有成就感嗎？為什么？

第一章  行政與秘書的職責(zé)與成就（60分鐘）

v 分享與分析

v 我的崗位職責(zé)是什么

v 我是怎樣履行我的崗位職責(zé)的

v 我的實(shí)現(xiàn)感與成就感來自于哪里

v 行政與秘書的職責(zé)

u 行政與秘書的天職：協(xié)助與服務(wù)

u 通常的職責(zé)

u 企業(yè)的具體規(guī)定

u 什么是“完成領(lǐng)導(dǎo)交待的其它任務(wù)”

v 行政與秘書的成就

u 正確的成功觀念：達(dá)到自己設(shè)定的目標(biāo)

u 目標(biāo)設(shè)定的資源

u 自我檢視與職業(yè)的選擇

u 行政與秘書的崗位成就（結(jié)合本公司崗位職責(zé)講述）

v 行政秘書成就的案例：

l 馬英九：從秘書到總統(tǒng)

l 楊尚昆：從秘書到國家主席

l 童文紅：從前臺接待到阿里巴巴菜鳥首席執(zhí)行官

l 劉峰松：從秘書、資料管理到培訓(xùn)師咨詢師

l 蕓蕓眾生：活在自己的幸福中；活在別人的感激中

第二章  行政與秘書的工作計(jì)劃管理（30分鐘）

v 分享與分析

u 我是怎樣計(jì)劃與實(shí)施自己的工作的？

u 我是如何理解我的工作特點(diǎn)的？

v 行政與秘書工作的特點(diǎn)

v 行政與秘書工作計(jì)劃的特點(diǎn)

v 行政與秘書工作計(jì)劃的結(jié)構(gòu)化要素

v 行政與秘書工作計(jì)劃的制定方法

v 行政與秘書工作計(jì)劃的實(shí)施與修訂

v 行政與秘書工作計(jì)劃的總結(jié)

v 行政與秘書如何處置臨時(shí)性工作

v 行政與秘書如何處理不同領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的指令

第三章  行政與秘書的時(shí)間管理（30分鐘）

v 分享與分析

u 我是如何安排我的工作時(shí)間的

u 我的最高效的做事時(shí)間是什么時(shí)間段

u 我的記憶力最好的時(shí)間段在哪里

u 我如何處理干擾

u 我認(rèn)為處理事務(wù)的次序原則是什么

v 時(shí)間管理的原則

v 個(gè)人的時(shí)間殺手

v 時(shí)間管理四象限

v 時(shí)間箱

v 工作清單

v 工作日志

v 未盡事務(wù)小貼士

v 電話的處理技巧

v 臨時(shí)性任務(wù)的處理技巧

第四章  行政與秘書的跨部門溝通與協(xié)調(diào)（40分鐘）

v 分享與分析

u 我了解其它部門的業(yè)務(wù)嗎？為什么？

u 我了解我所接觸的同事和領(lǐng)導(dǎo)嗎？請?jiān)敿?xì)描述兩位。

u 我了解部門之間的協(xié)作關(guān)系嗎？請描述一下。

v 行政與秘書跨部門溝通與協(xié)調(diào)的原則

v 行政與秘書跨部門溝通與協(xié)調(diào)的角色及其扮演

u 告知型角色

u 了解型角色

u 解釋型角色

u 雙向溝通型角色

u 代理協(xié)調(diào)型角色

u 代理分配型角色

v 行政與秘書跨部門溝通與協(xié)調(diào)常見問題處理

u 對方不給交流的機(jī)會

u 對方有不承認(rèn)交流過程與成果的風(fēng)險(xiǎn)

u 對方態(tài)度傲慢

第五章  行政與秘書的會務(wù)服務(wù)（70分鐘）

v 分享與分析

u 我在會務(wù)工作方面的職責(zé)是什么

u 我做會議管理時(shí)都會注重哪些方面？我是怎么做的？

v 會務(wù)工作的目的

v 會務(wù)工作的內(nèi)容

v 會務(wù)工作技巧

u 會務(wù)準(zhǔn)備工作核對單

u 會議目的、議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、與會者的確認(rèn)

u 通知與會者

u 確定與會

u 搜集發(fā)言大綱

u 會場布置

l 會場環(huán)境

l 標(biāo)語條幅

l 桌椅燈光等設(shè)施

l 音響投影等設(shè)備

l 名簽

l 茶點(diǎn)

l 休閑安排

u 來賓迎送

u 住宿安排

u 飲食安排

u 資料準(zhǔn)備與分發(fā)

v 會后跟蹤

u 會議記錄/紀(jì)要的程序化確認(rèn)

u 會議記錄/紀(jì)要的發(fā)布

u 會議決議的跟蹤方法

u 會議決議跟蹤中常見問題的處置

第六章  行政與秘書的會議記錄技巧（100分鐘）

v 分享與分析

u 我知道什么樣的會議要做會議記錄/會議紀(jì)要嗎？

u 我是怎么做會議記錄/會議紀(jì)要的

u 我是如何確認(rèn)會議記錄/會議紀(jì)要的

u 我是如何發(fā)布會議記錄/會議紀(jì)要的

u 我是如何跟進(jìn)會議決議的落實(shí)的

v 為什么要做會議記錄/會議紀(jì)要

v 會議前的準(zhǔn)備

u 知識與經(jīng)驗(yàn)的積累

u 發(fā)言大綱的準(zhǔn)備

u 會前的溝通

u 輔助設(shè)備的準(zhǔn)備：錄音與錄像

v 行政與秘書作為會議記錄者的角色作用

v 記錄的原則

v 整理記錄的原則

v 會議記錄的要素

v 會議紀(jì)要的要素

v 察言觀色與描述

v 語言的記錄

u 記錄者位置的安排

u 記錄工具的選擇

u 記錄格式的選擇

u 記錄時(shí)的姿勢與表情的運(yùn)用

u 關(guān)鍵詞的捕捉

u 各部門常用關(guān)鍵詞

u 建立自己的常用詞庫

u 練習(xí)順暢的書寫習(xí)慣

u 會場對記錄的要點(diǎn)確認(rèn)

v 行政與秘書在記錄過程中的話術(shù)技巧

u 探尋真實(shí)的意思表達(dá)

u 詢問錯(cuò)過的詞句

u 引導(dǎo)面向議題與議程的討論

u 確認(rèn)記錄真實(shí)正確

v 實(shí)操演練

u 設(shè)計(jì)一次各地先進(jìn)員工的分享會。以15分鐘為限。

u 以頭腦風(fēng)暴方式探究實(shí)際工作中的問題并做會議紀(jì)要。以10分鐘為限。

u 老師發(fā)布3分鐘的一篇演講，學(xué)員以會議記錄的方式記載。

u 老師點(diǎn)評學(xué)員作品。