高效會議管理技巧

課程背景Course Background

提高會議效率、發揮會議功能、避免人力物力財力浪費、降低經營成本、達成人力資源效率化，是領導者們推動企業效率的重要課題，他們急切需要有效的“會議管理”。

有效會議管理，是有用的管理工具：它能達成高效溝通意見，做出好的決議，使執行者認同，共同努力達成企業戰略目標，進而避免出現“會而不議，議而不決，決而不行，行而無果”情形。

《高效會議管理技巧》課程，從培養出色會議主持人出發，統籌會議全局，分析議題輕重，有的放矢分派時間，并巧用會議管理工具，使會議有效進行，最終達成企業會議的目的。

課程收益Course Benefits

1. 了解會議的種類與功能，剖析影響會議效率因素

2. 掌握會議進行前應進行的準備工作，明確會議目標及內容

3. 掌握會議主持技巧工具，鼓勵與會者積極參與，使會議達成共識

4. 了解和處理會議中消極行為與應對

5. 掌握追蹤會議結論方法，使會議決定高效落地

6. 作為與會者，掌握高效參會技巧，

課程特色Course Features

     ① 課前調研，課后輔導，量身定做；② 案例經典豐富，工具實操；③ 會議指導法，建構式演繹互動；④ 幽默風趣，通俗易懂，寓教于樂。

課程對象Target Audience

    企業公司內部需要經常通過會議進行溝通、問題解決以及決策制定的人員。

授課方法Training Methods

    講學互動，問題導向；團隊競賽，實戰答疑；小組研討，心得分享；案例分析，促動技術。

課程大綱Course Outline

第1單元 影響會議效率因素與會前準備

             1.1會議的種類

              研討：我們公司常主持參加會議有哪些？

不同種類會議不同側重點？

             1.2會議效率低下的九大殺手

導入案例：漫無目的的會議

研討：趙剛會議管理上存在哪些問題              

影響會議因素                 

   一言堂、主題不明確、議程不清晰、沒有結論、選錯參會者…                   思考：我所主持或參加會議存在問題              

             1.3會議固定流程規范              

例：不同會議流程模版              

會議模擬：我是坐在喜歡看書旁邊的張力

高效會議的八大特征              

版權視頻案例：我要去開會

             1.4 會前的準備              

無需開會的五個如果

              必須開會的五個如果

              決定與會人員

              會議準備的內容清單

              主持人如何做會議準備

版權視頻案例：會議五步驟    

小結：了解公司會議種類及側重，會議低效原因剖析，會議流程規范，會前查點清單，哪些情況必須或無須通過開會解決。

第2單元 會議的過程管理

2.1成功會議的五種策略              

1)如何做好開場白 

              2)如何做好會議時間管理

3)如何掌握議事進度

4)如何達成決議-決策方法                  

如何形成決策達成共識

               四種團隊決策方法               

               案例：斯坦福大學難題

5)如何圓滿結束會議 

              2.2會議中溝通與回饋技巧               

              如何專業表達自己的觀點和意見               

              傾聽的技巧               

              建設性回饋               

              提問技巧  

  開放式、封閉式、引導式、清單式、假設式 …                

              活動：撲克牌提問

               2.3如何處理會議中典型問題 

 1)偏離議題，習慣性跑題

 2)提問后，無人回應

 3)個別與會者滔滔不絕

 4)私下開小會

 5)產生分歧，激烈爭論

會議中消極影響行為        

嘮叨型、好戰型、扼殺型、強勢型、干擾型                   

版權視頻案例：會議中不良行為應對

2.4不同會議類型不同工具                 

引導術、頭腦風暴法、SWORT分析、六頂思考帽 …                

電話會議要點               

視頻會議要點

2.5現場演練：太空生存                 

（分工：主持人、領導人、計時員、記錄員、參會者）               

觀察員點評   

小結：作為主持人主持技巧，如何控場，如何溝通協調引導與會者達成目標，如何決策形成方案，如何應對會議中不良行為，如何快速達成共識，如何讓會議更具有成效。

第3單元 會后追蹤

              3.1參會者跟進內容

           3.2主持人跟進內容              

           工具：會后跟進表單

3.3評估會議 

提供“會議評估維度”  

              3.4跟蹤執行 

              問責制度

           解決“會上做好的決議，會后執行不到位”的問題

           小結：會后跟進工具技巧，建立匯報制度，對會議成果進行評估，如何解決會議決定。

 第4單元 參會技巧           

           4.1做一個高效的與會者          

           如何匯報工作

          如何提建議

           4.2做好準備工作

              調查情況

              專業地表達你的提案

           準備好應對反對意見

           4.3發言要言簡意賅

              要切中要害

              不要偏離議程

           無話可說，閉上嘴！

           4.4保持冷靜，彬彬有禮

              提出問題，而不是對質

              表明你在傾聽，尊重他人意見

           承認自己的弱項，認可他人的強項

小結：作為部屬參會技巧，如何通過會議提建議和方案，如何匯報工作，如何處理分歧達成共識，如何積極高效參加會議。   

    附錄：會議管理工具          

          會議議程表  

              會議執行跟蹤表 

              會議問責表 

              成功的會議評估維度 

              六頂思考帽 

              引導技術（促動技術）  

              金字塔原理

   行動計劃