企業(yè)會務(wù)組織與高效管理

《企業(yè)會務(wù)組織與高效管理》內(nèi)容提示

企業(yè)會務(wù)組織與高效管理培訓(xùn)，旨在累積會務(wù)工作的安排，而會務(wù)工作實際上就是與會議相關(guān)的事務(wù)工作，可統(tǒng)稱其為“會議秘書工作”，它包括秘書工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會議還包括安全保衛(wèi)工作。會議從籌備到善后，有一系列會議秘書工作（也叫會務(wù)工作），會務(wù)工作做得好壞，是影響會議質(zhì)量和會議效果的重要因素。

《企業(yè)會務(wù)組織與高效管理》課程大綱

一、會務(wù)的組織工作
（一）會議的基本概念
1．會議的含義及要素
一是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會、二是指一種經(jīng)常商議并處理重要事務(wù)的常設(shè)機構(gòu)或組織。
一類是基本要素
另一類是其他要素
2．會議的類型
1) 聯(lián)席會議2) 總結(jié)、布置工作會議3) 宣講、報告類會議4) 規(guī)定性會議5) 預(yù)備性會議6) 表彰、獎勵性會議7) 決策性會議 8) 小型會議 9 ) 中型會議 10）定期會議和不定期會議
11）專業(yè)會議 12）動員、誓師會議 13）慶祝會、紀念會 14）追悼會 15）普通會議 16）座談會議 17）覽會、展覽會、商品展銷會 18）電視電話會議、網(wǎng)絡(luò)（視頻）會議 19）現(xiàn)場會議
20）工作會議 21) 大型、特大型會議
（二）會務(wù)工作的特點
1．商業(yè)性
2．服務(wù)性
3．被動性
4．事務(wù)性
5．綜合性
6．保密性
7．時間性
（三）會務(wù)工作的具體內(nèi)容
會務(wù)工作包括會議秘書工作和會務(wù)行政事務(wù)工作。
1．會議秘書工作
（1）會前準備
確定會議是否必要。
確定會議的目的。
準備會議流程。
收集信息。
會前將會議流程傳閱。
根據(jù)要討論的問題限定與會人員。
在正式開會之際，否有新的信息
（2）會中控制
敘述會議的目的。
核對并記錄與會者。
根據(jù)會議流程組織會議。
控制討論過程。
如果討論變得復(fù)雜加以概括。
堅持預(yù)定的時間，不要拖延。
在會議結(jié)束。
視情況確定下次會議的議題和時間。
（3）會后跟進
會議記錄。
根據(jù)會議，對執(zhí)行進行監(jiān)督和檢查。
2．會務(wù)行政事務(wù)工作
會務(wù)工作中除了秘書工作外，
其余的各項事務(wù)，
包括會場安排、
車輛安排、
接待安排、
住宿安排、
餐飲安排、
娛樂安排、
安保安排、
媒體安排等都屬于行政事務(wù)工作。
3．大中型會議的會務(wù)組織
（1）會務(wù)組織的4個階段：
前期籌備階段：
會前響應(yīng)階段：
會務(wù)保障階段：
會務(wù)清理階段：
（2）各階段工作任務(wù)：
第一階段：前期籌備階段工作任務(wù)
主要做以下 3 方面的工作：
草擬會議通知并及時下發(fā)到各受文部門。
下文通知后。
會議前 20 天。
第二階段：
會前響應(yīng)階段工作任務(wù)
會前5天下發(fā)會議正式通知。
會務(wù)材料準備。
會務(wù)組建與成員分工。一
會場布置工作。
吃、住、娛樂安排。
第三階段：會務(wù)保障階段工作任務(wù)
報到接待。
◇ 事先與酒店方協(xié)調(diào)，。
◇ 人員報到前。
◇ 人員報到時，發(fā)放相關(guān)會議資料，并引導(dǎo)客人入住。
◇ 會議期間的茶水準備。
◇ 茶歇期間準備。
就餐工作。
文體與娛樂工作。
第四階段：會務(wù)清理階段工作任務(wù)
參會人員返程前。
接到入住人員退房通知后。
撤離酒店前。
由會務(wù)總負責人負責召集會務(wù)組成員召開一次簡短的會務(wù)總結(jié)會議。

二、會議接待1. 會前準備
了解會議舉辦規(guī)格等；
檢查燈光、音響、桌椅、空調(diào)是否完好，如有破損，及時報修；
做好會議室內(nèi)衛(wèi)生工作；
檢查家具是否干凈、整齊；
根據(jù)會議要求桌子變換形式；
根據(jù)人數(shù)擺放飲品；
如需要條幅；
調(diào)試投影設(shè)備；
會議桌擺放紙和筆；
根據(jù)會議要求擺放簽字桌；
錄音設(shè)備；
吸煙區(qū)”的指示牌和煙缸；
需要屏蔽時；
如需要鮮花；
如需要果盤；
如需要鋪桌布；
放置姓名牌，應(yīng)提前擺放到指定座位。
2. 會前及會議中服務(wù)
一打開門、燈和空調(diào)；
打開音響，播放輕音樂；
準備好開水；
水果清洗或切好裝盤，餐巾紙；
會議開始前30分鐘；
簽到、資料發(fā)放；
續(xù)水15分鐘標準服務(wù)；
客人指引吸煙區(qū)、洗手間等；
填寫會議使用記錄單；
會議中間休息。
3. 會后整理
會議結(jié)束后向客人道別；
及時關(guān)閉設(shè)備；
查看有無客人遺留物品。
（六）座次排列的禮儀

三、會議室常見布置方式（一）布置類型
教室型(課桌型)
主席臺U型
主席臺方框形和圓形
自助餐型
（二）會場座次
小型會議
大型會議
◇ 主席臺排座。
其一，主席團排座其二，主持人坐席。其三，發(fā)言者席位
◇ 群眾席排座
◇ 其一，自由式擇座。
◇ 其二，按企業(yè)就座。在同一樓層排座時，
◇ 兩種普遍通行的方式：
五、 高效會議管理技巧（略）
時間成本
場地成本
準備成本
高效會議的組織
會議效率不高的原因及預(yù)防性管理
會議的頻率
會議成本的計算
高效會議的八大特征
必須開會的 “五個如果”
成功會議的五種策略
會議中的溝通與反饋技巧
主持人的會議管理技巧
如何對待會議中的意外情況

四、會議文書寫作會議通知
會議紀要
會議記錄
邀請函
請柬
發(fā)言稿