商務(wù)文書寫作

適合行業(yè)

銀行證券行業(yè)政府機(jī)關(guān)部門醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)教育培訓(xùn)行業(yè)其他

課程目標(biāo)

1.使學(xué)員掌握商務(wù)文書寫作的基本技巧和范例

2.幫助學(xué)員學(xué)會應(yīng)用商務(wù)文書寫作的步驟和方法

3.通過公文寫作病例會診，使學(xué)員掌握公文寫作的規(guī)范性

4.幫助學(xué)員在寫作中能有意識地避免技術(shù)錯誤

課程時長：三天

適合對象

企業(yè)高中層管理者、辦公室管理執(zhí)行者、文秘人員

課程大綱

第一講商務(wù)文書寫作的概述

商務(wù)文書寫作概述

（一）商務(wù)文書的分類

1.按形式來劃分

以形式作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書可以大致分為以下兩類：

固定格式的商務(wù)文書

非固定格式的商務(wù)文書

2.按內(nèi)容用途來劃分

通用的商務(wù)文書

禮儀性的商務(wù)文書

（二）商務(wù)文書寫作的作用

1.與別人進(jìn)行某種形式的交流與溝通

2.“溝通的障礙”其實(shí)就都是來自于簡單傳遞的單向溝通。

3.避免陷入單向溝通的誤區(qū)

（三）學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵

商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個部分，這些內(nèi)容也就是本課程的主要構(gòu)成：

商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點(diǎn)；

商務(wù)文書的寫作技巧；

商務(wù)文書寫作的注意事項(xiàng)；

商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。

（四）商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)與要素

商務(wù)文書的寫作與小說、網(wǎng)絡(luò)上的博客以及出行的游記有著顯著的不同，其特點(diǎn)與要素主要包括：

1.商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)

簡明

準(zhǔn)確

樸實(shí)

莊重

規(guī)范

2.商務(wù)文書寫作的要素

商務(wù)文書寫作有以下四個要素：

主旨

材料

結(jié)構(gòu)

語言

第二講如何寫出好文章（上）

商務(wù)文書寫作的步驟

在了解了商務(wù)文書寫作的概述內(nèi)容之后，我們來看看商務(wù)文書寫作的以下六個步驟：

（一）步驟一：制定正確的行動目標(biāo)

1.主動目標(biāo)與被動目標(biāo)

2.將被動目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動目標(biāo)

（二）步驟二：決定文章的正式程度(一)

在這個步驟中需要把握以下的內(nèi)容：

1.正式程度的判斷依據(jù)：正式指數(shù)

2.正式程度的表現(xiàn)

在了解了正式指數(shù)的內(nèi)容之后，我們接著來討論商務(wù)文書正式程度所表現(xiàn)的方面：

形式

稱謂

語氣

第三講如何寫出好文章（中）

決定文章的正式程度（二）

（三）步驟三：設(shè)定文章的總體風(fēng)格

1.把握總體風(fēng)格的依據(jù)：游說矩陣

簡單型

說服型

艱難型

解決問題型

2.總體風(fēng)格的設(shè)定

簡單型

說服型

解決問題型

艱難型

第四講如何寫出好文章（下）

（四）步驟四：選擇文章的層次結(jié)構(gòu)

1.連貫式

突出的重點(diǎn)

適應(yīng)的情形

2.并列式

突出的重點(diǎn)

適應(yīng)的情形

3.分析問題式

“只有結(jié)果”，這樣的商務(wù)文書包括批復(fù)、指示以及命令等，它們通常都沒有問題的原因也沒有相關(guān)的分析，因?yàn)椴]有這個必要。

“提出問題并分析問題”，情況簡報就屬于這樣的類型。

“提出問題并解決問題”，例如公告和通知就屬于這樣的類型。

“提出問題、分析問題，最后解決問題”，這種類型實(shí)際上就包括了處理問題從始至終的整個邏輯關(guān)系，在實(shí)際工作終指導(dǎo)性的通報和決議就是最好的例子。

4.問答式

所謂“問答式”，就是指運(yùn)用問答的形式來組織商務(wù)文書的全篇。

突出的重點(diǎn)

適應(yīng)的情形

5.行動結(jié)果式

所謂“行動結(jié)果式”，就是在商務(wù)文書中先擺問題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實(shí)現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構(gòu)。

（五）步驟五：列出文章的大綱

在明確了商務(wù)文書的行動目標(biāo)、正式程度、總體風(fēng)格以及層次結(jié)構(gòu)之后，撰寫的的五個步驟就是列出文章的大綱。

1.列出大綱的好處和目的

2.具體的做法

利用大綱來有序地組織撰寫者的思路，可以有以下兩種方法：

提綱法

輻射法

（六）步驟六：撰寫初稿

第五講如何使文章生動有效（上）

（一）運(yùn)用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力

1.情感指數(shù)的內(nèi)涵

2.情感指數(shù)的計算

3.增加情感指數(shù)的方法

增加第二人稱代詞

增加第三人稱的專有名詞

增加讀者的姓名

增加對讀者的暗指

第六講如何使文章生動有效（中）

（二）努力做到“讀者為尊”

在提出情感指數(shù)的基礎(chǔ)上，接下來進(jìn)一步提出“讀者為尊”這個技巧。

1.“讀者為尊”的內(nèi)涵

一般的表述：

“讀者為尊”的表述：

2.“最先提及讀者而非自己”的原則

（三）進(jìn)行有效的反饋

1.正面反饋

2.修正性反饋

3.負(fù)面反饋和沒有反饋

（四）增加商務(wù)文書的緊迫性

1.增加緊迫性的作用

2.增加緊迫性的方法

時間的規(guī)范性

時間的精確性

時間的通用性

第七講如何使文章生動有效（下）

（五）增加可信度

（六）做到行文簡潔

要做到行文簡潔可以采用以下的方式：

1.采用電報文體

2.另加附件

3.詞句力求簡單精煉

4.多用主動語式

5.適當(dāng)運(yùn)用縮略語

第八講如何使文章更加規(guī)范（上）

（一）數(shù)字的使用規(guī)范

1.真實(shí)準(zhǔn)確

2.各個分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等

3.統(tǒng)計口徑一致

4.列舉數(shù)字有可比性

5.注意倍數(shù)關(guān)系

6.分清楚漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場合

（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性

第九講如何使文章更加規(guī)范（下）

（三）計量單位的使用規(guī)范

（四）綜合校對的注意事項(xiàng)

1.做旁觀者

2.做朗讀者

3.做求教者

（五）詞語的使用規(guī)范

（六）標(biāo)點(diǎn)符號的使用規(guī)范

1.常見的標(biāo)點(diǎn)符號使用錯誤

2.標(biāo)點(diǎn)符號的種類

3.具體的用法

4.標(biāo)點(diǎn)符號的點(diǎn)放位置

第十講常用公文示范講解（上）

（一）13種公務(wù)文書的撰寫及規(guī)范

（二）商務(wù)信函、PPT、匯報文稿、宣傳稿件的撰寫及規(guī)范