高級(jí)文秘、行政助理綜合技能實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)

課程目標(biāo)

提高中層管理者技能

課程大綱

　　**部分  職業(yè)素養(yǎng)篇

　　一、秘書(shū)/行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求

　　1、秘書(shū)/助理人員的自我角色定位

　　◇  初級(jí)秘書(shū)/助理：事務(wù)性文員

　　◇  中級(jí)秘書(shū)/助理：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理

　　◇  高級(jí)秘書(shū)/助理：獨(dú)立管理＋事務(wù)處理

　　——視頻：為什么不提拔我？

　　——現(xiàn)場(chǎng)演示：“用什么方式說(shuō)話(huà)，永遠(yuǎn)比說(shuō)什么更重要”

　　2、優(yōu)秀秘書(shū)/助理人員的勝任素質(zhì)

　　◇  如何提升秘書(shū)/助理人員的素質(zhì)

　　◇  優(yōu)秀秘書(shū)與一般秘書(shū)的差異

　　——案例分析：對(duì)待崗位的三種不同觀點(diǎn)的人，命運(yùn)怎么就這么不一樣呢？

　　**種人認(rèn)為：初級(jí)秘書(shū)不就是端茶倒水，接聽(tīng)電話(huà)，就是個(gè)“萬(wàn)金油”角色；第二種認(rèn)為吃年輕飯，混日子；第三種可是個(gè)有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

　　二、秘書(shū)/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃

　　1、什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？

　　2、為何要進(jìn)行個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃？

　　◇  分析自我，確立人生的方向

　　◇  準(zhǔn)確評(píng)價(jià)個(gè)人特點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng)，在秘書(shū)/助理的職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì)

　　◇  看到秘書(shū)/助理職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進(jìn)的動(dòng)力

　　——小組討論：獲得員工成長(zhǎng)與企業(yè)績(jī)效的雙贏

　　3、職業(yè)生涯規(guī)劃的簡(jiǎn)單步驟

　　◇  掌握SWOT分析工具進(jìn)行自我分析

　　◇  運(yùn)用“5W提問(wèn)”法進(jìn)行自我分析

　　→ What I am? 我是什么樣的人？

　　→What I want? 我想要什么？

　　→What I can do? 我能做什么？

　　→What fit I most? 什么是適合我？

　　→What I can choose？我能夠選擇什么？

　　——走進(jìn)實(shí)戰(zhàn)： “我的命運(yùn)我把握，我的前途我做主。”

　　運(yùn)用SWOT分析工具認(rèn)識(shí)自我

　　三、秘書(shū)/助理商務(wù)禮儀規(guī)范

　　1、塑造良好的個(gè)人職場(chǎng)形象

　　◇  著裝的TOP原則

　　◇  “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)

　　◇  恰當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言 讓自己成為一個(gè)有素養(yǎng)的人

　　——案例：為什么不錄用我，我錯(cuò)在哪呢？

　　2、基本商務(wù)禮儀

　　◇  辦公室禮儀

　　◇  接待禮儀

　　◇  電話(huà)禮儀與應(yīng)對(duì)技巧

　　——現(xiàn)場(chǎng)演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信

　　四、辦公室5S管理

　　◇  5S的概念

　　◇  推行5S的重要性

　　◇  如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作

　　◇  長(zhǎng)期有效地推動(dòng)5S工作的注意事項(xiàng)和操作方法

　　——現(xiàn)場(chǎng)模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對(duì)我們有多重要，教會(huì)你5分鐘快速掌握5S技巧  第二部分  工作技能篇

　　一、時(shí)間管理及工作統(tǒng)籌技巧

　　◇  時(shí)間管理的誤區(qū)

　　◇  時(shí)間管理的原則

　　√目標(biāo)管理與80/20法則

　　√緩急輕重的優(yōu)先管理

　　√個(gè)人時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間計(jì)劃與安排

　　◇  時(shí)間管理小竅門(mén)

　　◇  辦公室接待與電話(huà)處理

　　◇ 上級(jí)的時(shí)間管理與安排

　　◇  自我情緒控制與壓力管理

　　◇ 上司出差日程管理與工作計(jì)劃

　　——小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”

　　我們每個(gè)人的生命就是**時(shí)間來(lái)計(jì)算的。如果活到70歲，你擁有25500天。

　　每人每天都有24小時(shí)，1440分鐘，86400秒。人——倒計(jì)時(shí)，人的出生是偶然，

　　但死亡是必然，如何管理你好你的時(shí)間，讓自己活出精彩？

　　二、會(huì)務(wù)組織與管理

　　◇  成功組織會(huì)議的技巧

　　◇  組織階段的工作：

　　——會(huì)前準(zhǔn)備

　　——會(huì)中協(xié)助

　　——會(huì)后整理

　　◇  會(huì)議座次安排的學(xué)問(wèn)

　　——練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開(kāi)公司例會(huì)

　　→  案例：如何應(yīng)對(duì)會(huì)議中的“漏洞”？

　　三、信息、文檔管理與運(yùn)用

　　1、信息收集

　　◇  信息工作的六個(gè)基本要求和三個(gè)訣竅

　　◇  收集信息工作的三個(gè)訣竅

　　◇  信息的查實(shí)及傳遞

　　◇  信息的儲(chǔ)存與保密

　　2、文檔管理

　　◇  文檔分類(lèi)及儲(chǔ)存的工作規(guī)范

　　◇  文檔查閱及分裝的工作規(guī)范

　　◇  文檔銷(xiāo)毀及保密的工作規(guī)范

　　——案例：李秘書(shū)的返工引起的深思

　　四、行政公文寫(xiě)作技巧與處理實(shí)務(wù)

　　1、行政公文寫(xiě)作的基本要求

　　2、行政公文的格式

　　3、常用行政公文寫(xiě)作及公文格式要素范例

　　◇  通用公文：

　　→ 報(bào)告

　　→ 請(qǐng)示

　　→ 批復(fù)

　　→ 函

　　→ 決定

　　→ 公告

　　→ 通告

　　◇    事務(wù)公文：

　　→ 工作計(jì)劃

　　→ 工作總結(jié)

　　→ 會(huì)議紀(jì)要

　　◇    禮儀文書(shū)：

　　→ 請(qǐng)柬

　　→ 介紹信

　　→ 推薦信

　　——案例分享：請(qǐng)示/報(bào)告混為一體

　　撰寫(xiě)初稿練習(xí)：通知/報(bào)告/總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫(xiě)  第三部分  統(tǒng)籌管理篇

　　一、    秘書(shū)/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧

　　——游戲?qū)耄?*“無(wú)聲語(yǔ)言”游戲深刻體會(huì)溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。

　　1、成功溝通的秘訣

　　◇  學(xué)會(huì)聆聽(tīng)：不輕易打斷對(duì)方的話(huà)

　　◇  怎樣反問(wèn)：了解對(duì)方的需求

　　◇  如何肯定：肯定對(duì)方——微笑、點(diǎn)頭、是是是

　　◇  表明立場(chǎng)：拒絕的藝術(shù)

　　◇  提出解決方案：提出2-3個(gè)解決方案

　　——案例：如果是你該怎么說(shuō)？

　　為想當(dāng)然認(rèn)為他的想法就是我的想法所付出的代價(jià)

　　2、有效溝**程及環(huán)節(jié)

　　◇  信息發(fā)送、接收、反饋

　　◇  有效發(fā)送的技巧

　　——現(xiàn)場(chǎng)演示：溝而不通的后果給我們帶來(lái)的啟事

　　3、認(rèn)識(shí)你的溝通對(duì)象

　　◇  與上級(jí)溝通的原則

　　◇  與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧

　　◇  跨部門(mén)的溝通技巧

　　——游戲：究竟是誰(shuí)的錯(cuò)？

　　二、行政管理人員辦公室事務(wù)管理

　　◇  后勤管理（前臺(tái)、車(chē)輛、食堂、清潔）

　　◇  辦公室設(shè)備管理（電話(huà)、傳真、復(fù)印機(jī)、電腦）

　　◇  員工安全和保密工作

　　◇  公共關(guān)系管理

　　全景案例：某公司年度大型慶典活動(dòng)策劃始末

　　——案例：如何應(yīng)對(duì)車(chē)輛管理的“漏洞”？

　　三、事物性項(xiàng)目性工作的組織管理

　　◇  事務(wù)工作有哪些

　　◇  學(xué)會(huì)列事務(wù)清單

　　◇  用項(xiàng)目計(jì)劃管理工作

　　——沙盤(pán)演練：如何設(shè)計(jì)大型接待計(jì)劃并實(shí)施

　　四、課程分享：我學(xué)到了什么？