高級秘書、助理和行政人員技能提高

課程大綱:

第一部分：怎樣看待我們的工作
課前調(diào)查：現(xiàn)階段你的職業(yè)滿意度如何？你是否發(fā)自內(nèi)心熱愛自己的工作呢？
1. 秘書/助理的職業(yè)定位：
? 目前秘書/助理職位所面臨的挑戰(zhàn)和機遇
? 如何正確看待自己的角色，找準在企業(yè)中的位置
? 怎樣看待現(xiàn)在的職業(yè)，如何找到自己的職業(yè)定位呢？
? 秘書/助理的工作在組織中的地位和價值

2. 明確和清晰的職責是開展工作的基礎(chǔ)
? R&R五步法理清職責
? 工作模塊化
? 工作數(shù)量化
? 如何系統(tǒng)的與上級溝通自己的職責
3. 秘書/行政類工作究竟有哪些模塊？專業(yè)的從業(yè)人員應(yīng)具備哪些能力？
4. 秘書助理的職業(yè)未來在哪里，如何規(guī)劃自己的職業(yè)生涯？
? 如何做職業(yè)生涯規(guī)劃？
? 如何為自己在組織中的職業(yè)生涯規(guī)劃發(fā)展道路？
? 如何規(guī)避職業(yè)選擇的幾種困境？


第二部分：職業(yè)禮儀——如何做一個優(yōu)雅的職業(yè)人
1. 職業(yè)著裝與企業(yè)制度和企業(yè)文化的關(guān)系
2. 工作場所的言談舉止基本規(guī)范
3. 辦公室日常禮儀
? 引領(lǐng)禮儀
? 電梯禮儀
? 對預約的客人
? 對未事先預約的客人
? 奉茶禮儀
? 介紹禮儀
? 握手禮儀
? 使用名片禮儀
? 工作狀態(tài)的坐姿、站立、行走
? 交談禮儀：聲音、姿勢、表情、態(tài)度

第三部分：秘書/助理的基本行政工作技能
1. 傳真郵件管理
2. 差旅行程管理
3. 信息檔案管理
4. 名片整理
5. 文件管理
6. 財務(wù)費用管理

第四部分：如何有效溝通從而提高工作績效
1. 良好溝通的前提和原則是什么？
2. 如何在溝通過程中學會換位思考和傾聽
? 積極的思考方式和態(tài)度
? 同理心的傾聽
? 用“為什么”提問挖掘更多的細節(jié)，了解更多的信息
3. 如何得體的回應(yīng)和表達自己的思想
4. 如何在溝通中管理情緒
5. 如何與上級進行溝通？
? 察言觀色
? 如何在上級面前表達意見
? 如何讓上級放心
? 面對不同類型的上級如何做好溝通
6. 如何做好跨部門溝通？
? 跨部門溝通障礙是誰的問題？
? 創(chuàng)建良好的溝通氛圍
? 跨部門溝通的原則
? 搭建跨部門溝通的橋梁
7. 與不同人際風格的人溝通的技巧和注意事項
8. 溝通中的非語言信息的把握
9. 其他溝通技巧
? 贊美的技巧
? 批評的技巧
? 拒絕的技巧——如何說“不”

第五部分：如何管理我們的時間，讓8小時更有效
1. 為什么我們總是那么忙？——影響工作效率的因素分析
2. 時間管理的五個原則
3. 時間管理的三個工具
4. 練習1：整理自己過去一天的工作時間，找出時間碎片，如何改善？
5. 練習2：整理一個秘書的工作日程
6. 必須學習和掌握的重要工作方法——預防性管理
7. 練習3：你立即需要動手做的哪些預防性管理類工作
8. 辦公室5S運動及文檔管理技巧
9. 學會利用清單管理自己的工作
10. 提高個人工作效率的其他方法

第六部分：高效的會議管理
1. 練習：你所在的組織在會議中有哪些可以改善之處
2. 討論：通過練習學習的分析問題和解決問題的方法
3. 如何做會議成本分析
4. 良好會議的標準是什么？
5. 會議時間安排的技巧
6. 會議的羅伯特法則
7. 會前準備——會議議題的收集和安排
8. 會中協(xié)助?——如何主持會議：開場白、會中異常情況的靈活應(yīng)對
9. 會后整理——如何做會議紀要及會議決議的跟進工作