項目管理關(guān)鍵理念與案例探討

課程大綱

1. 緒論

1.1更換適應(yīng)時代的操作系統(tǒng)

經(jīng)驗是大的財富也可能是大的陷阱

 1.2項目管理的起源和價值

 面對任務(wù)和目標，要有管理的意識和有管理的方法。

   案例：曼哈頓計劃

   案例：項目管理的力量——魯布革水電站

1.3項目是什么？項目和運營的差別和關(guān)系

   案例：具體問題具體分析——以下哪些是項目？

   獨特性、臨時性

1.4項目管理是什么？**平衡實現(xiàn)整體優(yōu)

   案例：中鐵建沙特項目

   案例：中鐵建波蘭項目

1.5重要概念

   事業(yè)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)

2. 項目管理框架：做事的過程與框架思維

2.1項目生命周期劃分

2.2五大過程組

（1）啟動：明確目標和目的、正式資源授權(quán)。

（2）計劃：具體目標和方案。

（3）執(zhí)行：按計劃執(zhí)行。

（4）監(jiān)控：項目體檢與變更、改進、要資源、及時吸收各方意見的機會。

（5）收尾：交付成果，總結(jié)組織過程資產(chǎn)。

2.3十大知識領(lǐng)域

 2.4 小組任務(wù)一：如何有效地開會？

（1）任務(wù)要求：【1】小組討論日常開會低效的表現(xiàn)和原因。【2】討論如何讓開會更有效的建議【3】討論時間控制在25分鐘以內(nèi)。

（2）成果要求：【1】提交一張紙，以簡單語言記錄開會低效的表現(xiàn)、原因，以及如何讓開會更有效的建議。【2】由一位學(xué)員代表小組陳述以上討論內(nèi)容。【3】全部陳述過程控制在5分鐘。

3. 關(guān)鍵理念之一——以終為始，充分啟動

3.1項目章程

（1）含義和意義

   項目準生證，項目運行良好的種子文件。

（2）內(nèi)容

   十大知識領(lǐng)域中關(guān)鍵和初步內(nèi)容

（3）重點：正式啟動、目的和目標、項目經(jīng)理、資源授券

   案例：曼哈頓計劃

3.2 章程發(fā)布和啟動大會

   案例：聯(lián)想的ERP計劃

3.3 小組任務(wù)二：項目經(jīng)理如何增強資源掌控能力？

（1）任務(wù)要求：【1】找一個工作中出現(xiàn)資源不足情況的項目案例，分析原因，并討論提出優(yōu)化方案。【2】討論有哪些方法可以增強項目經(jīng)理對資源的掌控能力？【3】將這次討論以項目方式來管。【4】討論時間為35分鐘。

（2）成果要求：【1】提交一張紙，記錄增強項目經(jīng)理資源掌控能力的建議。【2】一位學(xué)員分享案例、原因和優(yōu)化方案。【3】一位學(xué)員陳述這次討論的過程，并總結(jié)資源掌控權(quán)的建議。【3】全部陳述過程控制在10分鐘。

4. 關(guān)鍵理念之二——細分理念

4.1 細分是管理的基底思維

復(fù)雜問題簡單化，簡單答案標準化，標準工作習(xí)慣化、計劃化、制度化

    案例：如何確定找到一根針的時間？

    案例：F1停站

    案例：科學(xué)管理。細分——數(shù)據(jù)積累、流程改進。

    案例：福特汽車生產(chǎn)效率提升。

    案例：森程彩印。

 4.2細分對項目管理的作用

     意義：復(fù)雜問題、特殊問題簡單化；數(shù)據(jù)積累；項目管理能進一步細化提升的基礎(chǔ)：范圍、進度、成本、質(zhì)量（基準性）、人力、采購、風(fēng)險、溝通、干系人（保障性）。

 4.3應(yīng)用

 （1）領(lǐng)域細分：干系人細分、需求細分、范圍細分、進度細分、成本細分、人力細分、風(fēng)險細分、溝通細分

 （2）過程細分：啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾。

 （3）全面窮盡、借助講師、可控性和管理成本平衡。

5. 關(guān)鍵理念之三——做好計劃一本萬利

 5.1 為何項目比運營更需良好計劃？

 （1）項目特殊性（工作范圍和環(huán)境不確定多）

 （2）項目臨時性（時間有限、人員臨時、資源可控弱）

 （3）變更代價指數(shù)遞增

     案例：忘記拿材料。

 （4）人的性格弱點和能力局限

     僥幸：壞事不會發(fā)生在自己身上，不愿為沒有發(fā)生的損失付出成本。

     難以一下看得全面、難以隨時記得全部工作和工作間關(guān)系

 5.2 充分計劃對項目的作用

 （1）項目完成多快好省

     決策更整體，提前準備資源和方案，工作安排更高效、工作分配更清晰，監(jiān)控有根據(jù)，不確定性控制更好（人和環(huán)境）

 （2）項目經(jīng)理壓力小

 5.3 計劃如何做？

 （1）項目的主要計劃和文件

  （2）計劃過程

  【1】團隊參與，熟悉的人來做

  【2】計劃總體過程

項目章程——需求文件——范圍說明書——WBS——定義活動——排列活動順序

                    估算活動資源

             估算活動持續(xù)時間

            估算活動成本

——范圍基準、時間基準、成本基準、質(zhì)量管理計劃、人力資源管理計劃、風(fēng)險管理計劃、干系人管理計劃、溝通管理計劃、采購管理計劃

6. 關(guān)鍵理念之四——著眼整體管理局部變更

 6.1為什么要敬畏變更

     案例：鋼哥的語調(diào)。走錯路。

     案例：佐藤賢了下克上。

     案例：潛艇鋼板和聲納。（批準）

 6.2變更管理方法

  （1）制定流程：提交請求—評估—批準—通知干系人、執(zhí)行—監(jiān)控

  （2）變更審批權(quán)分配

  （3）全文檔記錄：變更日志

  （4）提前達成一致，管理變更預(yù)期

  （5）晚一點答復(fù)

  6.3多方平衡，整體優(yōu)

  6.4 小組任務(wù)三：變更沒有管好的代價

  （1）任務(wù)要求：【1】討論一個工作中因變更未管好而付出代價的項目案例，分析其原因，并討論提出下一步改進方案。【2】討論項目工作中變更發(fā)生的原因有哪些，以及對如何更好應(yīng)對變更的建議。【3】討論時間為40分鐘。

  （2）成果要求：【1】提交一張紙，以簡單語言展示項目工作中變更發(fā)生的原因和應(yīng)對建議。【2】由一位學(xué)員陳述因變更未管好而付出代價的項目案例、原因和優(yōu)化方案。【3】一位學(xué)員陳述變更發(fā)生的原因和應(yīng)對建議。【2】全部陳述過程控制在8分鐘。

7. 關(guān)鍵理念之五——敬畏需求和范圍

7.1范圍管理思路

 （1）需求和范圍管理的重要性

  范圍變動影響大，決定了能否按預(yù)算、進度和質(zhì)量完成成果。

  雖按計劃、指標完成成果，是否真的實用、是否好用，是否滿足各方需求。

     案例：糾結(jié)的項目經(jīng)理。

 （2）過程

   范圍和需求管理計劃、收集需求、定義范圍、WBS分解、控制范圍、確認范圍

 7.2收集需求

      案例：做一個好的廁所。

   （1）輸入：干系人登記冊，全面干系人、全面需求

   （2）工具：用戶思維（剛需、痛點），問、看、想、試

    案例：

   （3）輸出：需求管理工具：需求文件、需求跟蹤矩陣

 7.3定義范圍

   （1）輸入：需求文件

   （2）工具：

   【1】價值工程（選擇實現(xiàn)哪些需求和功能）

     案例：埃及艷后和泰坦尼克

【2】方案創(chuàng)新方法：橫向思維、反向思維、同化與顯化

     案例：響尾蛇導(dǎo)彈、施樂家用復(fù)印機

     案例：愚蠢的NASA、聯(lián)合利華的空肥皂盒、停車位的氣球。

     案例：松下面包機、霹靂馬車

     案例：小便池的蒼蠅。

【3】用戶體驗：好用

   （3）輸出：項目范圍說明書

 7.4 WBS分解

   （1）WBS的含義和意義。

    案例：曼哈頓計劃的WBS

   （2）WBS分解原則。

   （3）范圍基準：項目范圍說明書、WBS和WBS詞典。

 7.5確認范圍

       每一件可交付成果的驗收

7.6控制范圍

  不受控的范圍變更：鍍金傾向、范圍蔓延、變更風(fēng)險

    案例：史玉柱巨人大廈

    案例：遠東外國語學(xué)校

   案例：ERP項目經(jīng)理的范圍保衛(wèi)戰(zhàn)

8. 關(guān)鍵理念之六——管好項目進度和項目經(jīng)理的時間

8.1 進度管理重要而不好管

    （1）為何進度重要

    （2）不好管，資源不夠，客戶變更，質(zhì)量問題，風(fēng)險。

    （3）PMP怎么管理項目進度？

8.2 進度計劃制定與控制

    （1）定義活動

    【1】定義活動是什么和為什么？

    梳理有助全面把握。是其他計劃和基準開展的基礎(chǔ)。其他領(lǐng)域管理能否做深做細的基礎(chǔ)。

    【2】考慮事業(yè)環(huán)境因素（內(nèi)部、外部）

     案例：波蘭動物保護，非洲武裝。

     案例：安全帶。

     案例：潛艇漏水。

    【3】充分細分

    （2）排列活動順序

    【1】邏輯關(guān)系決定質(zhì)量、成本、進度。   

    做的不好會導(dǎo)致：返工，資源蕩期，質(zhì)量問題，進度拖延。 

     案例：如何沖速溶咖啡。

     案例：臧勤買菜。

    【2】怎么辦？

    確定每個活動的依賴關(guān)系。

     案例：開店設(shè)窗。

    畫進度網(wǎng)絡(luò)圖。

      案例：遠大可建。

   （3）估算活動資源

    【1】是建立預(yù)算、進度、準備相關(guān)資源的基礎(chǔ)。

    【2】怎么做？

     需要什么資源與有何資源可用（資源日歷）

     輸出：活動資源需求、資源分解結(jié)構(gòu)。（資源匯總表）

     資源分解結(jié)構(gòu)用途：要資源有理有據(jù)。做決策依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)客戶變更，有沒有資源做，如果做要多少資源。每段時間都有一張。

   （4）估算活動持續(xù)時間

    【1】事業(yè)環(huán)境因素

     做不好計劃崩潰，有可能違約的。   

     案例：佛教國家。

     案例：波蘭勞動力、原料、設(shè)備、工作量。

    【2】三點估算:分布函數(shù)，期望，方差，計算。

    【3】應(yīng)急儲備 

   （5）制定進度計劃

【1】工具：網(wǎng)絡(luò)圖、資源優(yōu)化技術(shù)、進度壓縮技術(shù)、關(guān)鍵鏈

【2】輸出：里程碑圖、橫道圖、項目網(wǎng)絡(luò)圖——批準后成為基準

     （6）控制進度

 績效信息、偏差分析、變更。

8.3項目經(jīng)理的時間管理

（1）日常工作計劃制定

 【1】工作有列表。

 【2】工作重要性和緊急性的劃分和識別。

 【3】花多時間給重要的和有價值的事情。

 【4】規(guī)定自己將一定時間給重要而不緊急的事情。

 【5】不緊急不重要的事拒絕做、交給別人做。

（2）日常工作計劃執(zhí)行

 【1】專注：時間和資源集中于可控范圍；拒絕、舍得。

 【2】防止時間被碎事割裂。

 【3】盡可能按列表執(zhí)行，努力克服自己偏離。

（3）工作計劃監(jiān)控

 【1】時間記錄和監(jiān)控。

 【2】定時反省、改進。

8.4 小組任務(wù)四：項目經(jīng)理的壓力和忙碌來源何處？

   （1）任務(wù)要求：【1】反思和討論項目經(jīng)理的壓力較大和過于忙碌原因，并討論改善這些情況的方法。【2】要求每人先獨自思考和記錄，然后小組討論。【3】記錄和討論總時間為35分鐘。

   （2）成果要求：【1】提交一張紙，以簡單的語言總結(jié)項目經(jīng)理的壓力較大和過于忙碌原因及改進方法。【2】由一位學(xué)員代表小組陳述討論結(jié)果。【3】全部陳述過程控制在5分鐘。

9. 關(guān)鍵理念之七——全面持續(xù)改進

9.1質(zhì)量管理

（1）質(zhì)量是檢查、生產(chǎn)和計劃出來的。

（2）質(zhì)量成本：一致性成本、非一致性成本。

     案例：出租車收音機按鈕。  

（3）如何管好質(zhì)量：

    事前規(guī)劃質(zhì)量標準和保證

    事中執(zhí)行質(zhì)量保證和定時監(jiān)控

    事后成果檢查

    工具和方法：質(zhì)量核對表、根本原因分析

9.2精益思想：持續(xù)改進與迭代

    發(fā)現(xiàn)問題、分析根本原因、制定解決和預(yù)防方案。

案例：新鄉(xiāng)的蛋餅。

案例：豐田精益生產(chǎn)。拉繩 五個為什么。

案例：如何開車會省油。如何搬東西省力。

9.3 改進的固化：組織過程資產(chǎn)

（1）組織過程資產(chǎn)的含義

     檔案、方法流程、模板、數(shù)據(jù)庫、經(jīng)驗教訓(xùn)。

 （2）組織過程資產(chǎn)的意義

 【1】學(xué)費只交一次。【2】優(yōu)良行為留存。【3】站在巨人肩膀上開始。

     案例：波音戰(zhàn)斗機起落架。（過去檔案的重要性）

 案例：美國軍方的知識庫。（知識庫的重要性，集體大腦）

 案例：慈溪項目的經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)。（經(jīng)驗教訓(xùn)重要性）

 案例：MBA司機。（數(shù)據(jù)的重要性）

 案例：盛博選路。（數(shù)據(jù)和科學(xué)方法）

 9.4應(yīng)用

 （1）全面持續(xù)改進：全員參與、全部工作、持續(xù)不斷。

 （2）產(chǎn)品與管理過程持續(xù)改進：【1】產(chǎn)品迭代計劃。【2】過程改進計劃（PDCA），改進的內(nèi)容、目標、何人何時以何方式改進。

 （4）組織過程資產(chǎn)管理計劃：經(jīng)驗教訓(xùn)、流程、數(shù)據(jù)、模板總結(jié)、積累、固化和分享。

 （5）形成文化和落地機制：核心價值觀；組織機構(gòu)、晉升、薪酬、獎勵、管理活動。

 （6）反省的習(xí)慣：工作上的、性格上進步的發(fā)動機。

9.5 小組任務(wù)五：項目質(zhì)量問題的來源探討

     （1）任務(wù)要求：【1】討論一個工作中因質(zhì)量未管好而付出代價的項目案例，分析其原因，并討論提出下一步改進方案。【2】討論項目質(zhì)量問題的來源一般有哪些，以及對如何改善質(zhì)量問題建議。【3】討論時間為40分鐘。

     （2）成果要求：【1】提交一張紙，以簡單語言展示項目工作中質(zhì)量問題的來源和改善建議。【2】由一位學(xué)員陳述因質(zhì)量未管好而付出代價的項目案例、原因和優(yōu)化方案。【3】一位學(xué)員陳述變更發(fā)生的原因和應(yīng)對建議。【2】全部陳述過程控制在8分鐘。

9.6 小組任務(wù)六：小孩學(xué)習(xí)成本不理想的根本原因分析

 （1）任務(wù)要求：【1】小組討論小孩學(xué)習(xí)成績不夠理想的根本原因。【2】討論如何針對以上原因促進小孩學(xué)習(xí)成績提升【3】討論時間控制在30分鐘以內(nèi)。

 （2）成果要求：【1】提交一張紙，以簡單語言記錄小孩學(xué)習(xí)成績不夠理想的根本原因，以及促進小孩學(xué)習(xí)成績提升的建議。【2】由一位學(xué)員代表小組陳述以上討論內(nèi)容。【3】全部

10. 關(guān)鍵理念之八——敬畏并系統(tǒng)地管理風(fēng)險

10.1風(fēng)險是什么？

  （1）大系統(tǒng)脆弱性——概率陷阱。  

     案例或視頻：格倫比亞號。

     案例：富不過三代。

  （2）人性弱點：不愿意為沒有發(fā)生的損失付出成本。

案例：牙。傘。

  （3）無常的世界觀：盡人事，聽天命。

10.2 風(fēng)險管理方法

  （1）風(fēng)險管理思路：計劃-識別-定性定量分析-制定項目風(fēng)險應(yīng)對計劃-風(fēng)險控制

  （2）風(fēng)險識別

  【1】輸入：事業(yè)環(huán)境因素、活動清單、干系人、歷史經(jīng)驗教訓(xùn)

       案例或視頻：奧運會風(fēng)險識別，不能只用講師。

  【2】識別原則：盡早、全面、反復(fù)

        輸出：風(fēng)險登記冊

  （3）風(fēng)險分析

        定性分析：發(fā)生的概率、影響、緊迫性

  （4）制定風(fēng)險應(yīng)對計劃

  【1】應(yīng)對方案：回避、減弱、轉(zhuǎn)移、接受（消極、積極）

        案例：世上牛校長

  【2】組織：風(fēng)險總負責(zé)人、每個風(fēng)險的負責(zé)人。

  【3】輸出：比較完善的風(fēng)險登記冊。

  （5）監(jiān)控風(fēng)險

  【1】風(fēng)險審查：次生風(fēng)險、剩余風(fēng)險、新風(fēng)險。

  【2】定期報告

11. 關(guān)鍵理念之九——系統(tǒng)地管理干系人和溝通

11.1干系人是誰？

    提供目的，提供支持:團結(jié)一切可以團結(jié)的力量。

    案例：三株口服液。

    案例：PX項目

11.2干系人滿意

 （1）項目的根本目的，目標與目的的關(guān)系。

     （2）管理干系人的期望：滿意的公式。

         輕諾必寡信。先做再說。

     案例：移動硬盤的不一樣。

11.3干系人管理方法

  （1）識別干系人

     原則：盡早、全面、反復(fù)

     輸出：干系人登記冊

 （2）制定干系人管理計劃

     工具：干系人分析

     輸出：更完整的干系人登記冊

 （3）管理與控制干系人參與

     干系人溝通原則：提前溝通、坦誠尊重

 （4）控制干系人參與

11.4 項目干系人溝通管理

 （1）與人有效溝通

 【1】溝通目的：準確相互理解，解決問題，維持良好人際關(guān)系。

 【2】溝通模型：有效的信息發(fā)送者和信息接受者——反饋。

 【3】溝通方法

     積極聆聽：停止臆斷，放下我的價值觀、判斷，詢問，如實理解他人。

     正面表達：敢于表達、注意方式（商量、建議）、注意時機、從他人角度出發(fā)。

     溝通態(tài)度：平和（情緒）、平等（俯視、仰視）、尊重（強迫）、認真、耐心、理解體會，只有建議權(quán)沒有強迫執(zhí)行權(quán)。

 【4】管理者有效溝通

      舉善而教不能：認可（否定）、鼓勵（打擊）、正面積極（負面、消極），一同討論改進。

      面對異己：人格上相信，見地上謙虛，換位思考，求同存異。

      廣開言路：認真對待抱怨，反省批評和建議，主動尋求批評和建議。他人敢說（我尊重，我理解），愿意說（我愿聽，有道理我愿意吸納）。

      案例：觸龍說趙太后。

      案例：孔子與顏回。

      案例：每個小孩都是冠軍。

      案例：語言暴力

 （2）項目溝通管理

 【1】規(guī)劃溝通管理

  輸入：干系人登記冊