《采購管理和談判及禮儀應用實戰(zhàn)》

《采購管理和談判及禮儀應用實戰(zhàn)》

**篇　采購管理實戰(zhàn)篇

采購定義范圍

采購人員選用

采購作業(yè)流程

采購計劃預算

供應商之管理

采購價格管控

采購績效考核

一、采購定義

(1)狹義的采購

　　 買方將“銀錢”轉讓給“賣方”，而賣方將“貨品”轉

移給“買方”，在買賣雙方的交易過程中，一定會發(fā)

生“所有權”（ownership）的轉移及占有。

（2）廣義的采購：收購、租賃、交換、借貸等

買方一定要先具備支付能力

二、采購范疇

原料

輔料

設備

其他

技術

知識

產權

實例：某科技公司采購項目明細

一、雜項用品

    　茶杯、壺、臺燈、配鎖、衣架、茶葉、咖啡、奶精、糖、紙巾、桌巾、刻印、沖洗照片、識別證制作

二、影印及電訊有關耗材

     1. 影印機、傳真機、電報機等所用耗材

     2.電話機、電話線路申請等

三、文具用品（制式及非制式）

四、辦公設備購買及維修

五、廣告（議比價）發(fā)包：人事、法務廣告、公司形象廣告、產品廣告、牌樓制作（國內）

六、贈品采購：年終紀念品、展示會或業(yè)務推廣贈品、公開贈品

七、印刷品：依公布之印刷作業(yè)辦理

八、交際禮品采購：交際送禮、員工婚喪喜幛、挽聯訂制

九、會議籌備：會場洽租、布置、餐飲點心安排

十、各種場廳租賃：辦公室、倉庫、廠房洽租等

三、采購人員選聘

價值分析能力

預測能力

表達能力

專業(yè)知識

臨財不茍得

敬業(yè)精神

虛心與耐心

四、采購授權

     為了圓滿執(zhí)行工作并達成目標，一個企業(yè)或機構會授與采購部門下列四種決策權。

　 1、供應商之選擇；

　 2、交易價格及條件之決定；

　 3、采購規(guī)范之確認；

　 4、與潛在供應商之接觸聯系。

五、采購授權限制

授權金額大小，通常取決于：

　1、企業(yè)規(guī)模愈大，授權金額愈高；

　2、對采購主管信任程度愈高，授權金額愈高；

　3、經營者心態(tài)愈開放，授權金額愈高；

　4、企業(yè)內部控制制度愈完備，授權金額愈高。

六、采購人員之管理

內部招募

外部招募

面談及選用

擴大員工知識領域

2、促進部門關系

3、提升決策能力

4、防止日久生弊

5、降低離職率

七、采購作業(yè)流程

1、注意先后順序及時控制

2、注意關鍵點之設置，為便于控制，國外采購，從詢價、報價、申請輸入許可證、開信用狀、裝船、報關、提貨等均有管制要領或辦理時限。

3、注意劃分權責或任務，譬如請購、采購、驗收、付款等權責均應予區(qū)分，并指定主辦單位

4、避免作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復與混亂。

5、程序繁簡或被重視的程度，應與所處理業(yè)務或采購項目的重要性或價值的大小相適應。

6、處理程序應合時宜。

7、配合作業(yè)方式的改善。

八、采購作業(yè)一些步驟

1、確認需求

2、需求說明

3、選擇可能的供應來源

4、合宜價格的決定

5、訂單安排

6、訂單追蹤與稽核

7、核對發(fā)票

8、不符與退貨處理

9、結案

10、紀錄與檔案維護

九、采購計劃

1、預估材料需用數量與時間，防止供應中斷，影響產銷活動。

2、避免材料儲存過多，積壓資金，及占用堆積的空間。

3、配合公司生產計劃與資金調度。

4、使采購部門事先準備，選擇有利時機購入材料。

5、確立材料耗用標準，以便管制材料購用數量及成本。

十、采購預算

年度行銷計劃

　　年度生產計劃

　　用料清表

　　存量管制卡

　　物料標準成本之設定

　　生產效率

　　價格預期

十一、供應商之管理

1.　公司成立的歷史

2.　負責人的資歷

3.　登記資本額

4.　員工人數

5.　完工紀錄及實績

6.　主要客戶

7.　財務狀況

※　管理制度之績效

    1.　生產管制流程是否順暢合理，產出效率如何？

    2.　物料管制流程是否已電腦化，生產計劃是否經常

    　　 改變。

    3.　采購作業(yè)流程是否能確實掌握材料來源及進度。

    4.　會計制度是否對成本計算提供良好的基礎。

※　品質能力

    1.　品質管制制度之推行是否落實，是否可靠？

    2.　有無品質管制手冊

    3.　是否訂有品質保證的作業(yè)方案

    4.　有無政府機構的評鑒等級

※　技術能力

    1.　技術是自行開發(fā)或抑賴外界

    2.　有無與國際知名機構技術合作

    3.　現有產品或試制樣品之技術評估

    4. 技術人員人數及受教育程度

※　制造能力

    1.　生產設備是否新穎

    2.　生產能量是否已充分利用

    3.　廠房空間是否夠

    4.　廠房距離的遠近

    5.　作業(yè)員的人力是否充足

十二、采購價格管控

※　價格的種類：

    　☆　到廠價

    　☆　現金價與期價

    　☆　凈價與手價

    　☆　現貨價

    　☆　訂價與實價

議價技巧-----買方占優(yōu)勢

     ◆　借刀殺人

     ◇　過關斬將

     ◆　化整為零

     ◇　壓迫降價

議價技巧-----買方處于劣勢

     ◆　迂回戰(zhàn)術

     ◇　直搗黃龍

     ◆　預算不足

    　◇　釜底抽薪

十三、采購績效考核

采購績效評估的指標

◇品質績效

　1、進料驗收指標=合格（或拒收）數量/檢驗數量

　2、在制品驗收指標=可用（或拒收）數量/使用數量

◇數量績效

　1、儲存費用指標

　2、呆料、廢料處理損失指標

◇時間績效

　1、緊急采購費用指標

　2、停工斷料損失指標

◇價格績效

◇采購效率（活動）指標

1、采購金額

2、采購金額占銷貨收入和百分比

3、訂購單的件數

4、采購人員的人數

5、采購部門的費用

6、新廠商開發(fā)個數

7、采購完成率

8、錯誤采購次數

9、訂單處理的時間

績效評估的標準

〖〗以往績效

〖〗預算或標準績效

〖〗同業(yè)平均績效

〖〗目標績效

十四、采購工作之稽核

（1）在新產品設計階段，采購部門是否就材料價格與來源提供意見？是否訂有工程修改之管理辦法

（2）需用部門對請購單中之條件是否填寫清楚，有無任意指定廠牌，或對規(guī)格作不必要之限制，以致減少供應商競爭之程度

（3）倘若已建立材料需求計劃，是否請購數量尚須仰賴人為判斷加以調整

（4）所有請購是否以制式之請購單提出申請，有無未經請購或由其他部門核準采購案？

（5）采購人員對請購之需求，認為有符合公司佳利益時是否可以質疑并要求申請部門變更條件？

（6）購運時間是否合理，是否經常發(fā)生緊急采購？

（7）決定存量水準時，是否考慮訂購成本、倉儲成本、預期的價格變動，以及貨源充裕或短缺？

（8）耗用性物料、服務及資本支出之請購，是否使用不同的請購單，以便對需求狀況作不同程度的說明與管制？

（1）大量使用之物料，是否同時與兩家以上之供應商維持關系？

（2）參與報價或投標者，是否為經過審查的合格廠商？

（3）詢價的供應商家數，是否足以構成自由且充分的競爭？

（4）是否曾邀請國外供應商參與報價或競標？

（5）是否曾利用公開招標的采購方式？

（6）對于主要的物料，是否做過自制或外包的決策分析？

（7）是否要訪問供應商之工廠或辦公處所，以了解其近況？

（8）對于供應商有無獎懲制度？是否認真執(zhí)行？

（9）采購人員與供應商之間的行為規(guī)范，有無明文規(guī)定？

（1）對**供應的廠商所決定的價格，是否曾認真的審議？

（2）對報價低的廠商未給予訂單，是否有足夠理由？

（3）對于供應商所提供的價格優(yōu)待條件，是否未曾利用？譬如現金折扣或數量折扣等。

（4）當制造物料所需用模具由買方提供時，是否有不知情之廠商仍將此項模具費用包含在報價中？

（5）資本設備的報價中，是否包含定期或緊急修護所需零件的費用？

（6）決定重要物料之體貼價格時，有無對產品將來的獲利能力作一盤算或預估？

（7）在進行國外或國內采購決策時，是否將政府所提供的投資低減獎勵措施，列為采用國產物品之有利的比價條件？

（8）在與供應商進行談判前，是否有充分的準備？包括對產品之性能、技術等方面之了解，對制造成本、價格之研究，對買賣雙方優(yōu)勢和缺點的分析？

（9）議價是否參考底價或預算？重大的段案是否要求廠商提供成本分析表？

（10）除了貨款以外，是否支付了額外費用？

第二篇　采購談判實戰(zhàn)篇

談判在采購工作中的應用

一、商務談判元

項目：商業(yè)、運輸、電訊、郵政、工程

工作：職場、福利、薪酬、升遷

生活：社區(qū)、鄰里、親友、同事

學習：培訓、論壇、演講

二、談判的一些應用范疇

項目談判

投資談判

融資談判

借貸談判

廣告談判