Outlook商業(yè)事務(wù)大管家課程

課程背景

如果您每天的日程都安排得很緊張，如果您要與無數(shù)客戶打交道，是否會(huì)覺得應(yīng)接不暇呢？Outlook就是最佳的助手，幫您進(jìn)行井井有條的事務(wù)安排和客戶管理。您是否充分利用好您的Outlook了呢？

課程目標(biāo)

?不會(huì)錯(cuò)過單個(gè)會(huì)議、 郵件或聯(lián)系人，及時(shí)了解最新情況； ?學(xué)會(huì)查看日程安排、約會(huì)、任務(wù)或收件人的相關(guān)詳情，輕松安排會(huì)議和回復(fù)會(huì)議邀請； ?快速查找電子郵件、 附件、 日歷約會(huì)和聯(lián)系人。

課程大綱

課程大綱  Outline一、 商務(wù)電子郵件禮儀和規(guī)范建議

§ 商務(wù)郵件書寫禮儀：掌握郵件書寫的常識(shí)與禮儀，體現(xiàn)更高的職業(yè)化程度

§ 商務(wù)郵件的基本宗旨

§ 分析這封郵件問題在哪里

§ 好的商務(wù)郵件示范

§ 遠(yuǎn)離商務(wù)郵件的9大禁區(qū)

§ 寫好郵件的6大要素

§ 顛覆傳統(tǒng)郵件的編寫順序，大大減少發(fā)出去后悔的郵件

§ 該寫郵件和慎寫郵件的5種情況

§ 編寫重要郵件沒有思路，無從下手，用思維導(dǎo)圖來捕捉頭腦風(fēng)暴中迸發(fā)的思維火花

§ 商務(wù)郵件書寫結(jié)構(gòu)：掌握郵件結(jié)構(gòu)及書寫規(guī)范，養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣

§ 設(shè)置默認(rèn)的字體、大小和行距，讓郵件易于閱讀

§ 一封完整的電子郵件包括哪些內(nèi)容

§ 郵件主題的編寫要點(diǎn)

§ 禮貌的稱呼與問候

§ 學(xué)習(xí)金字塔的結(jié)構(gòu)化思考方法，讓郵件條理清晰

§ 插入附件的注意事項(xiàng)

§ 對外和對內(nèi)郵件簽名包含的信息

§ 搞清楚TO,CC,BCC

二、 方便快捷的郵件信息管理

§ 掌握郵件收發(fā)的方法和技巧

§ 如何配置、測試電子郵件賬戶

§ 制作個(gè)性化的郵件簽名

§ 使用投票按鈕調(diào)查不同用戶的意見

§ 統(tǒng)計(jì)投票人員的響應(yīng)

§ 發(fā)送郵件時(shí)為對方和自己添加提醒

§ 怎樣添加重要性及后續(xù)標(biāo)志

§ 怎樣撤銷已經(jīng)發(fā)送的郵件

§ 處理海量信息：快速查找特定郵件的技巧

§ 用“即時(shí)搜索”快速查找

§ 添加更多搜索條件之高級(jí)搜索

§ 怎樣自動(dòng)回復(fù)特定郵件

§ 待處理郵件用顏色標(biāo)識(shí)輕重緩急

§ 將郵件轉(zhuǎn)變成日程

§ 用標(biāo)志和待辦事項(xiàng)欄跟蹤?quán)]件

§ 郵件歸檔管理：重新安裝了操作系統(tǒng)，以前的郵件都到哪里去了呢？學(xué)會(huì)備份并恢復(fù)郵件

§ 設(shè)置個(gè)人文件夾將郵件存到本地

§ 設(shè)置規(guī)則實(shí)現(xiàn)郵件自動(dòng)分類

§ 用存檔自動(dòng)備份郵件

§ 聯(lián)系人管理：如何有效管理我的成百上千個(gè)聯(lián)系人

§ 如何管理聯(lián)系人的信息

§ 怎樣創(chuàng)建聯(lián)系人通訊組

§ 怎樣快速地篩選聯(lián)系人

三、 體貼細(xì)微的時(shí)間日程管理

§ 日歷管理：掌握個(gè)性化定制日歷的技術(shù)

§ 更改時(shí)間刻度

§ Outlook日程管理的類型分析

§ 用提醒來記住事情

§ 利用顏色區(qū)分不同的約會(huì)

§ 用有色類別組織項(xiàng)目

§ 組織一個(gè)新的會(huì)議

§ 查找不同的人員的時(shí)間

§ 發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)

§ 時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！

§ 如何響應(yīng)會(huì)議要求

§ 查看將參加會(huì)議的其他人員

§ 查看和共享多個(gè)日歷

§ 任務(wù)進(jìn)度管理

§ 熟悉并開始使用任務(wù)管理工具

§ 掌握有關(guān)任務(wù)管理的基本設(shè)置

§ 如何配置任務(wù)選項(xiàng)并管理代辦事項(xiàng)

§ 查找及搜索任務(wù)